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第172章（第1页）

在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。&ldo;笔记资料卡&rdo;也和人际关系资料处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥有3000名的&ldo;人才录&rdo;。

5&ldo;工作地点栏&rdo;要预留空白这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所没有的特色。首先，&ldo;索引栏&rdo;位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照abc的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的&ldo;户籍栏&rdo;，是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同样地，对于常有变更的&ldo;现住址栏&rdo;和&ldo;家族栏&rdo;也都尽可能预留空白，以备能立即修正资料。

6预留&ldo;备考栏&rdo;，以充实人才录的内容费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。&ldo;备考栏&rdo;更是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。在&ldo;备考栏&rdo;中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡上或问候卡内，对方写下&ldo;某月预定到巴黎旅行&rdo;或&ldo;现在家里添购个人电脑，以实行个人信息管理&rdo;等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如&ldo;我找到另一半了&rdo;或&ldo;有结婚的念头&rdo;之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要记到&ldo;家族栏&rdo;中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，&ldo;家族栏&rdo;中，遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。

7人才录的迅速查阅法人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从a到z的英文字母。只须保留代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一个字母&ldo;u&rdo;，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以&ldo;b&rdo;为代表，会计师以&ldo;a&rdo;为代表，律师则以&ldo;l&rdo;为代表。事先做好这一工作，假如你想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学&ldo;u&rdo;这栏，再挑出银行职员&ldo;b&rdo;的英文字母，只取&ldo;u&rdo;与&ldo;b&rdo;这两项的卡片，其它的24个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。

这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。

如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上，却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。

8名片上的资料是&ldo;人际信息&rdo;的基本来源看到此处，读者应该了解&ldo;人际信息&rdo;的整理方法，须从通讯录和人才录开始着手，这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言，所谓基本来源，就是双方首次互相交换的&ldo;名片&rdo;。据了解，能确实整理名片使其系统化的商场人士，却是少之又少。

有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下；也有人按照人名拼音排列整理，这都不是正确的整理方法。

卡文先生的习惯是：一旦与他人交换名片后，就会在名片背后写上有关对方的资料，包括本人、见面日期、见面地点、目的，或介绍人等等，都会记录上，若能知道其籍贯更好，也可以再加上本人的特征等等。因此，这份资料便成为人才录的珍贵来源。

须记住，名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限，时间久了，印象就变得模糊，所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上做此项记录，再将名片交代给秘书，请她转入通讯录及人才录中，经卡文先生核对无误后，就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活页式的名片整理簿内，而且每个名片格只放一张名片，以便在查阅时一翻就能查到所要的资料。

偶尔翻阅这本名片簿时，脑中便会浮现出双方会面时的细节，不由得感到很愉快。

9名片整理采用&ldo;逆检索&rdo;的方法通讯录和人才录是以英文字母排列，然而名片整理方面却不使用这种&ldo;检索&rdo;方法，而是以工作职位、公司性质等项目作为标准，当然自有其理由。例如：a银行的经理带着新进职员来拜访，如果将名片按照英文字母顺序放入名片簿内。一段时间后，由于对方的姓名已模糊不清，想要迅速找到是很不容易的事。如果在收到名片之后，将其放置在a银行的档案内，那么查阅a银行，就一定能立刻得知那位新进职员的资料。想必大家都已了解&ldo;逆检索&rdo;的真正目的，即是不按照英文字母为排列方法，而以工作性质的&ldo;分类&rdo;作为标准，所以适用的范围相当广泛。对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后，若能依据所知，加以充分运用，必能获得最大助益。

10邮件必须趁早处理在卡文先生的公司里每逢年中、年底，就必须寄出数以千计的贺年卡或问候卡，若再加上日常的邮政信件，一年内会收到总数在万封左右的信件或明信片。假如不马上整理这些信件，而一封接一封堆入书房的抽屉里，过一段时间，就会陷入无法整理的混乱之中。

整理这些信件时，心中首先不要抱着&ldo;这是一件很复杂的事&rdo;的心理，除去此心障后，接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是：收到信件时，先记下收到的日期。