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第130章（第1页）

6必须最先解决需要对方答复的文件每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情：第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话，必须尽快跟对方联络。对管理者来说，时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络，往往必须等到翌日，方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手你自己的事，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作，这也是一项很大的失误。一上班就得仔细地指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委托他人做的事，然后再着手自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，即使你不在办公室，工作也能够很顺利地进行。

7拜托他人做事时，必须说明做法及意图以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然地对部属说&ldo;你给我做某某事吧！&rdo;就只有这一句话，没有前后的说明，叫人摸不着头脑。因为上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。

每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。例如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说&ldo;请你订一张某月某日几点几分飞往上海的机票。&rdo;而应该这样说：&ldo;我想在某月某日的几点几分抵达上海的某饭店，请你帮我订一张机票&rdo;。如果你使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是&ldo;那班客机已经没有座位了&rdo;；如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完成任务。

8很快听到工作报告最近，不仅&ldo;等待指示的人&rdo;很多，甚至&ldo;等待催促的人&rdo;也不在少数。

当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才悻悻地回答：&ldo;啊！我忘记了？？&rdo;或者&ldo;我以为那一件事并不急呢？？&rdo;

真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也有交代不清之嫌。

为了防止这种&ldo;交错&rdo;，欲尽早获知结果，必须一开始就说得一清二楚。只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛，就可避免时间的损失，并且也能够提高工作效率。

9集中精力做的事在上午进行，下午则用在会客方面一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。

正因为如此，凡是依靠脑力的工作，你都把它放在上午进行，就连那些必须凭对方反应而下决定的工作，也尽量在上午做完。因为到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略，所以，都应把会客的时间安排在下午进行。会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经获得松弛，可说是一种很理想的调剂。

怎样工作更省时1牢记女职员的生日整体工作能不能顺利进行，关键多在于女性职员，似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。为此，最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。

2多关心女职员并托以重任以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。平日这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方会主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。

3给领导做工作汇报时，要先打好腹稿在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。

尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令领导感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要&ldo;先想好要说的话，才把人叫过来。&rdo;而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会浪费时间，也不会发生误会。

4将好的工作程序记入工作手册在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成的时间浪费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入&ldo;工作手册&rdo;中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。

5&ldo;实用工作手册&rdo;来自以往的工作经验不管做得多么完整，&ldo;工作手册&rdo;也会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成&ldo;试金石&rdo;。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本&ldo;实用工作手册&rdo;，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。

6在&ldo;工作手册&rdo;上详细记录零散信息出门办点小事，却不巧赶上繁忙时，结果白白等了半个多钟头，这种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起来，也是相当可观的。所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在&ldo;工作手册&rdo;上，比如邮局在哪一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快？？，将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。

7将经常使用的工作用语记号化、简略化在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上&ldo;人、住、印、档&rdo;，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经常使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上‐‐指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可简略化。例如&ldo;悉&rdo;表示&ldo;来函敬悉&rdo;，&ldo;祺&rdo;表示&ldo;敬祝商祺！&rdo;等等，如此即可大大地提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。